Die Bedeutung der internen Kommunikation im Change-Prozess

Change-Prozesse sind für Unternehmen eine der größten Herausforderungen. Ob es sich um eine Umstrukturierung, eine Fusion oder die Einführung neuer Technologien handelt – Veränderung bringt Unsicherheit mit sich. Hier kommt die interne Kommunikation im Change ins Spiel. Sie ist das zentrale Werkzeug, um alle Beteiligten zu informieren, zu motivieren und durch den Wandel zu führen. In diesem Beitrag betrachten wir die Rollen und Aufgaben der internen Kommunikation im Change und wie sie in den verschiedenen Phasen der Veränderung eingesetzt werden kann.

Was leistet interne Kommunikation im Change?

Die interne Kommunikation im Change ist das Bindeglied zwischen Management, Führungskräften und Mitarbeitenden. Sie sorgt dafür, dass alle die gleiche Sprache sprechen und ein gemeinsames Verständnis für die Veränderungen entwickeln. Dies ist entscheidend, um Widerstände zu minimieren und Akzeptanz zu schaffen. Laut John P. Kotter, einem der bekanntesten Change-Theoretiker, ist Kommunikation ein Schlüsselfaktor für erfolgreichen Wandel. Er betont: „Ohne ausreichende Kommunikation sinken die Erfolgsaussichten eines Veränderungsprojekts rapide.“

Im Wesentlichen soll die interne Kommunikation:

• Transparenz schaffen: Alle Betroffenen sollen wissen, was sich verändert, warum es notwendig ist und wie der Prozess ablaufen wird.
• Beteiligung fördern: Mitarbeitende sollen die Möglichkeit haben, sich einzubringen und ihre Bedenken zu äußern.
• Orientierung geben: In einer Zeit der Unsicherheit bietet klare Kommunikation Halt und Orientierung.
• Motivation steigern: Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie kann die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden erhöhen.

Die Rolle des Top-Managements

Das Top-Management spielt eine entscheidende Rolle in der internen Kommunikation im Change. Es setzt den Rahmen für die Veränderung und gibt die strategische Richtung vor. Die Hauptaufgabe des Top-Managements besteht darin, die Vision und die Gründe für den Wandel klar und überzeugend zu kommunizieren. Dabei muss es sicherstellen, dass die Kommunikation authentisch ist und Vertrauen schafft.

Ein Beispiel hierfür ist die Kommunikation bei einer Fusion. Das Top-Management muss hier frühzeitig und transparent über die Gründe und die erwarteten Synergien informieren. Gleichzeitig sollte es deutlich machen, dass es die Sorgen und Ängste der Mitarbeitenden ernst nimmt. Laut Kurt Lewin, einem weiteren Pionier der Veränderungstheorie, ist „die Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit“ ein wesentlicher Schritt im Veränderungsprozess. Dies kann nur gelingen, wenn das Top-Management die Notwendigkeit der Veränderung überzeugend vermittelt.

Die Rolle der Führungskräfte

Führungskräfte sind die Vermittler zwischen dem Top-Management und den Mitarbeitenden. Sie sind diejenigen, die den Change im täglichen Arbeitsumfeld umsetzen und die Mitarbeitenden durch die Veränderung führen. Ihre Hauptaufgabe in der internen Kommunikation im Change besteht darin, die vom Management vorgegebenen Botschaften zu konkretisieren und an die spezifischen Bedürfnisse ihrer Teams anzupassen.

Führungskräfte müssen in der Lage sein, die Vision des Managements in praktische Schritte umzusetzen und ihren Teams Sicherheit zu geben. Sie sollten regelmäßig Feedback einholen und auf die Anliegen der Mitarbeitenden eingehen. Laut Edgar Schein, einem renommierten Organisationspsychologen, spielt die „Führungskultur“ eine entscheidende Rolle im Change-Prozess. Führungskräfte müssen daher eine offene und unterstützende Kommunikationskultur fördern, um den Wandel erfolgreich zu gestalten.

Die Rolle der Mitarbeitenden

Mitarbeitende sind die wichtigsten Akteure in jedem Change-Prozess. Ihre Akzeptanz oder Ablehnung des Wandels kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Deshalb ist es entscheidend, sie von Anfang an in die Kommunikation einzubeziehen. Mitarbeitende sollten nicht nur informiert, sondern auch aktiv beteiligt werden. Ihre Meinungen und Ideen können wertvolle Impulse für den Change-Prozess liefern.

Ein bewährtes Mittel ist die Einrichtung von Feedback-Kanälen, über die Mitarbeitende ihre Fragen, Sorgen und Anregungen mitteilen können. Hier ist es wichtig, dass diese Rückmeldungen ernst genommen und gegebenenfalls in den weiteren Prozess integriert werden. Die Psychologin Elisabeth Kübler-Ross hat in ihrer Arbeit zur Veränderung festgestellt, dass Menschen unterschiedliche Phasen durchlaufen, wenn sie mit Veränderung konfrontiert werden – von der Verleugnung bis hin zur Akzeptanz. Eine kontinuierliche und einfühlsame Kommunikation kann helfen, diesen Prozess zu erleichtern.

Unterstützung der internen Kommunikation im Change durch reinprofil

Wir können helfen, den internen Kommunikationsprozess zu optimieren. Wir bringen nicht nur Erfahrung und Know-how mit, sondern auch einen neutralen Blick von außen. Oftmals haben interne Kommunikationsabteilungen nicht die Kapazität, um einen umfassenden Change-Prozess allein zu bewältigen. Hier können wir unterstützend eingreifen, indem wir beispielsweise bei der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie helfen, geeignete Kanäle identifizieren oder maßgeschneiderte Kommunikationsmaßnahmen entwickeln.

Als externer Partner dienen wir zudem als Sparringspartner für das Top-Management und helfen dabei , die Kommunikationsstrategie auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen. Laut Peter Senge, einem bekannten Experten für Organisationsentwicklung, ist „systemisches Denken“ ein wesentlicher Faktor für den Erfolg von Veränderungsprozessen. Wir können helfen, diese systemische Perspektive in der Kommunikation zu integrieren und sicherzustellen, dass alle Aspekte des Wandels berücksichtigt werden.

Interne Kommunikation in den verschiedenen Phasen der Veränderung

Change-Prozesse durchlaufen verschiedene Phasen, und die interne Kommunikation muss in jeder dieser Phasen unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Angelehnt an das 8-Stufen-Modell von Kotter lassen sich die Phasen und die damit verbundenen Kommunikationsaufgaben wie folgt skizzieren:

1. Schaffung eines Dringlichkeitsgefühls: In dieser Phase geht es darum, die Notwendigkeit der Veränderung zu kommunizieren. Die Botschaften sollten klar und überzeugend sein, um ein Bewusstsein für die Dringlichkeit zu schaffen.
2. Aufbau einer Führungskoalition: Hier sollten die Schlüsselpersonen identifiziert und eingebunden werden, die den Wandel vorantreiben. Die Kommunikation sollte darauf abzielen, diese Koalition zu stärken und zu unterstützen.
3. Entwicklung einer Vision: Eine klare und inspirierende Vision ist entscheidend. Die Kommunikation muss diese Vision verständlich und greifbar machen, sodass alle Beteiligten sie verinnerlichen können.
4. Kommunikation der Vision: In dieser Phase sollte die Vision durch wiederholte und konsistente Kommunikation verbreitet werden. Es geht darum, die Vision in allen Kommunikationskanälen zu verankern.
5. Beseitigung von Hindernissen: Hier ist es wichtig, kommunikative Barrieren abzubauen und den Weg für den Wandel zu ebnen. Offene Kommunikation und Transparenz sind entscheidend, um Hindernisse zu identifizieren und zu überwinden.
6. Sicherung kurzfristiger Erfolge: In dieser Phase sollten kleine Erfolge kommuniziert und gefeiert werden. Dies stärkt das Vertrauen und die Motivation der Mitarbeitenden.
7. Konsolidierung der Erfolge: Nachdem erste Erfolge erzielt wurden, sollte die Kommunikation darauf abzielen, den Wandel zu vertiefen und in der Organisation zu verankern.
8. Verankerung der Veränderung in der Unternehmenskultur: In der letzten Phase muss die Veränderung in die Unternehmenskultur integriert werden. Dies erfordert eine kontinuierliche und langfristige Kommunikationsstrategie, um sicherzustellen, dass die neuen Werte und Verhaltensweisen bestehen bleiben.

Fazit

Die interne Kommunikation im Change ist ein komplexes und entscheidendes Instrument, das den Erfolg eines Veränderungsprozesses maßgeblich beeinflusst. Sie muss auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Management, Führungskräften und Mitarbeitenden eingehen und in den verschiedenen Phasen des Wandels flexibel reagieren. Externe Unterstützung kann dabei helfen, die Kommunikation zu optimieren und den Change-Prozess erfolgreich zu gestalten.

Unternehmen, die die Bedeutung der internen Kommunikation im Change-Prozess verstehen und umsetzen, haben die besten Chancen, die Herausforderungen des Wandels erfolgreich zu meistern. Denn wie schon der Management-Vordenker Peter Drucker sagte: „Die größte Gefahr in Zeiten des Wandels ist nicht der Wandel selbst, sondern das Handeln mit der Logik von gestern.“